やることリスト、TO DOを書き出したら、すごく長くなり、とても終わらせることができないと感じる・・・。
次々とやらなければならないことが加わり、リストがどんどん増えていく・・・。
締め切りが迫ってくる・・・。
特に年末にかけては、やらなければならないタスクが多くなりすぎて、ストレスを感じますよね。
そういう時には、タスクの優先順位をつけましょう。
優先順位のつけ方としてお勧めなのはアイゼンハワー・マトリックスです。
タスクが重要か、重要でないか。
タスクの緊急度が高いか、高くないか。
この視点から、タスクを分類し、カテゴリーごとの対応をしていきます。
- たとえば、来週の会議の議題を決めなくてはいけないとします。職場のチームにとって重要なタスクですが、「来週」なので緊急度は高くありません。「重要度が高いけれど緊急ではない」タスクです。ですから、〇月〇日の〇時にやるとスケジュールします。
- いっぱいになっているメールボックスを整理する。これは確かに終わればすっきりしそうですが、重要でもなく、緊急性もないタスクです。締め切り日が決まっているわけでもありません。ただでさえやることがいっぱいな時に、対処しなくてはならないタスクではありません。TO DOリストから削除してしまいましょう。
- 今週末までに新商品の収益見通しを作る。これは重要で、そして締め切りが迫っている緊急度が高いタスクです。すぐ、第一優先で取りかかりましょう。
- 不足しているオフィスの備品を発注する。これは職場のチームにとって緊急度が高いのですが、すごく重要なタスクではありません。アシスタントさんなど、他の任せられる人にお願いしましょう。
このようにアイゼンハワー・マトリックスを使って、タスクの優先度を見極めると、自分が今何をすべきかが明確になって、時間を有効に使えます。
そして、自分がやる必要がないタスクもはっきりしてきます。
新しいタスクが生まれるたびに、アイゼンハワー・マトリックスでそのタスクのカテゴリーを確認して、対処の方法を決めていきましょう。
自分の時間をどう使うべきかという練習になります。限られた一日の時間を、最も重要で緊急度が高いタスクになるべく多く使えるよう、タスクの優先度を見極める習慣をつけましょう。
